Αποδοχή της επιλογής επικοινωνίας

Πόσο έχει αλλάξει η καθημερινότητά μας τα τελευταία χρόνια; Με την έλευση της τεχνολογικής επανάστασης, πάρα πολύ..

Θυμάμαι έναν εξαιρετικό και αξέχαστο πλέον άνθρωπο, που άφησε δυστυχώς τα εγκόσμια, να μου λέει στις αρχές της χιλιετηρίδας αυτής ότι κάποτε, πριν από αρκετά χρόνια, ένας δικός του φίλος του έλεγε ότι θα στέλνει από την Πελοπόννησο που έμενε, φαγητό στο παιδί του που θα σπουδάζει στη Θεσσαλονίκη και αυτό θα φτάνει ζεστό.. Κάτι που φυσικά πραγματοποιήθηκε.

Ένας από τους τομείς, που εξελίχθηκαν και ωφελήθηκαν φυσικά, από την τεχνολογική εξέλιξη, είναι οι επικοινωνίες.

Στην αρχή, πολύ πολύ παλιά, είχαμε τα σήματα καπνού. Τη μέθοδο επικοινωνίας των Ινδιάνων.

Με την πάροδο των ετών, ο κόσμος χρησιμοποιώντας τη γραφή, δημιούργησε τον πιο διαχρονικό και ταυτόχρονα ρομαντικό τρόπο επικοινωνίας. Το γράμμα. Πόσοι από εμάς, που έχουμε βρεθεί σε μία άλλη πόλη ή χώρα για σπουδές, δεν στέλναμε, αλλά και περιμέναμε ένα γράμμα με ανυπομονησία; Τα γράμματα έχουν παράλληλα και μια τεράστια αξία, σαν κατάθεση ψυχής. Η ηρεμία και ο χρόνος που χρειάζεται ν' αφιερώσει κάποιος, για να γράψει ένα γράμμα, του δίνει τον απαραίτητο επίσης χρόνο, για να σκεφτεί.

Φωτογραφία από τον χρήστη Edoardo Tommasini στο Pexels

Περνώντας τα χρόνια, ήρθαν στη ζωή μας τα σήματα Μορς, το 1838, μία μεγάλη λύση για εμπόλεμες περιόδους.

Ακολούθησαν, ο τηλέγραφος, ανακάλυψη στις αρχές του 1903 από τον Αλεξάντερ Γκράχαμ Μπελ, ο οποίος, λίγους μήνες μετά, παρουσίασε το αγαπημένο σε πολλούς και πολλές τηλέφωνο. Η συνέχεια έφερε το telex, το telefax, το fax και τα sms.

Η εξέλιξη, που προχωρούσε με καταιγιστικό ρυθμό, μας έφερε το Internet και αυτό με τη σειρά του τα e-mails. Και από εκεί και πέρα, χαμός...

Κλασική ερώτηση στη βρεφική ηλικία του e-mail:
Τι είναι τούτο και γιατί δεν μπορώ να σας στείλω Fax (που δεν έχουμε πια..), σας τελείωσε το χαρτί;

Φωτογραφία από τον χρήστη Miguel Á. Padriñán στο Pexels

Και ξαφνικά, εμφανίστηκαν σχεδόν ταυτόχρονα, το Facebook messenger, το Skype messenger, το Viber, τα μηνύματα μέσω LinkedIn, αλλά και τα σχόλια στις διάφορες αξιολογήσεις της κάθε επιχείρησης, όπως μέσω του Google Business, της βαθμολόγησης του Facebook, αλλά και για τις τουριστικές επιχειρήσεις, μέσω TripAdvisor, Booking.com και άλλα πολλά. Έτσι, ο έλεγχος άρχισε να ξεφεύγει. Είναι το κομβικά χρονικό σημείο, στο οποίο "χάθηκε η μπάλα"..

Λόγω της φύσης της δουλειάς μου, το συχνότερο που αντιμετωπίζω είναι, το ενδιαφέρον ν' αναλάβει η εταιρεία μου ν' απαντάει στα μηνύματα που λαμβάνουν οι επιχειρήσεις, επειδή δεν μπορούν να τα παρακολουθήσουν... Δεν είναι όμως η λύση, επειδή η επικοινωνία, όπως και με τα παραδοσιακά μέσα τηλέφωνο, sms και e-mail, θα πρέπει να γίνεται προσωπικά από τον παραλήπτη.

Ποιά είναι η λύση;

Η λύση βρίσκεται στην εκπαίδευση των στελεχών μίας επιχείρησης, με σκοπό την εξοικείωσή τους με όλα τα επικοινωνιακά μέσα και το να έχουν ως μόνιμο στόχο, τη διαρκή βελτίωσή τους σε αυτό τον τομέα. Εκπαίδευση κι εξοικείωση χρειάζεται ο κάθε επαγγελματίας.

Απαραίτητο είναι να προγραμματίζει το κάθε σοβαρό στέλεχος, το χρόνο που θα κάνει τις τακτικές του επικοινωνίες και να έχει ένα σχέδιο αντιμετώπισης των έκτακτων επικοινωνιών.

Ο σκοπός δεν είναι να μην μένουν αναπάντητες οι κλήσεις στα κινητά μας και αναπάντητα τα sms μας, κυρίως όταν πρόκειται για έναν επαγγελματία. Σκοπός είναι να κάνει ο καθένας μία σωστή διαχείριση της επικοινωνίας του και τακτικό έλεγχο των μηνυμάτων, σχολίων, ή ακόμα και κριτικών που λαμβάνει, με σκοπό, αφού ξεκαθαρίσει τα σοβαρά εισερχόμενα, ν' απαντήσει σε... ΟΛΑ!

Όπως τακτοποιούμε το φυσικό μας χώρο, έτσι θα πρέπει να κάνουμε και με τον ψηφιακό μας χώρο. Και φυσικά ξεκινάμε από την ηλεκτρονική μας επικοινωνία σε όλα τα επίπεδα και τα μέσα που χρησιμοποιούμε. Δεν αφήνουμε τίποτε ανενεργό και παρατημένο, επειδή ό,τι αφήνουμε, μας αφήνει.

Φωτογραφία από τον χρήστη bruce mars στο Pexels 

Τι κάνουμε όμως με τα άχρηστα μηνύματα, τα λεγόμενα και "σκουπίδια"; 

Κάποτε, είχα παρακολουθήσει ένα εξαιρετικό σεμινάριο με θέμα "Γρήγορο και δυναμικό διάβασμα". Αυτό, εκτός των άλλων, με βοήθησε να εντοπίζω γρήγορα τα άχρηστα μηνύματα και να τα διαγράφω. Ειδικά οι λογαριασμοί e-mail μας, που δέχονται σε καθημερινή βάση ένα μεγάλο όγκο εισερχομένων, έχουν τη δυνατότητα, ομαδοποιώντας ανά παραλήπτη τα e-mails, να μας διευκολύνουν στη μαζική και γρήγορη διαγραφή.

Παράλληλα ο φάκελος "Junk" ή "Spam", θα πρέπει να ελέγχεται όπως και τα εισερχόμενά μας, πριν τον αδειάσουμε, επειδή τυχαίνει και "καλά" μηνύματα, να βρεθούν σε αυτόν, ιδίως όταν περιλαμβάνουν επισυναπτόμενα αρχεία.

Μία επίσης μεγάλη διευκόλυνση, είναι η απεγγραφή μας απο Newsletters που δεν μας προσφέρουν κάτι ουσιώδες και ούτως ή άλλως δεν προλαβαίνουμε να τα διαβάσουμε.

Επιπρόσθετα, η σύνδεση του e-mail account μας, με όλες τις πηγές επικοινωνίας (πχ LinkedIn) που δίνουν αυτή τη δυνατότητα, προκειμένου να ενημερωνόμαστε άμεσα για τα μηνύματα που μας ενδιαφέρουν και με την αμεσότητα στις απαντήσεις μας, να έχουμε το μέγιστο βαθμό εκτίμησης, αλληλεπίδρασης και ανταπόκρισης του ανθρώπου με τον οποίο επικοινωνούμε.

Ένα ακόμα εργαλείο, είναι τα φίλτρα στα e-mails. Αυτά μπορούν να μας "λύσουν τα χέρια".

Φωτογραφία από τον χρήστη bruce mars στο Pexels

Τέλος, θα πρέπει να γνωρίζουμε καλά τα επίπεδα της επικοινωνίας:

Επίπεδο 1> Άμεση ανταπόκριση.
Επίπεδο 2> Εισαγωγή με μία φράση κλειδί.
Επίπεδο 3> Χρώμα στη φωνή μας.
Επίπεδο 4> Αν μας καλέσουν πώς απαντάμε;
4α> Αν ξέρουμε ποιός καλεί, τον προσφωνούμε με το όνομά του "καλημέρα (όνομα), πολύ χαίρομαι που σε ακούω" και πάντα να νιώθουμε αυτά που λέμε.
4β> Όταν μας καλεί απευθείας κάποιος που δεν ξέρουμε, απαντάμε με όσο πιο ευγενικό τρόπο μπορούμε και ακούμε προσεκτικά τι έχει να μας πει. Και φυσικά, αν χρειαστεί σημειώνουμε και αν δεν μπορούμε, ζητάμε ευγενικά να καλέσουμε εμείς σε λίγο, ή να μας ξανακαλέσει.
4γ> Όταν απαντάει ένα άτομο σε τηλεφωνικό κέντρο, θα πρέπει ν' αναφέρει αρχικά τ' όνομά του και πώς μπορεί να φανεί χρήσιμο.
4δ> Οταν μας συνδέουν με κάποιον για πρώτη φορά  αναφέρουμε το όνομά μας και ρωτάμε πώς μπορούμε να τον εξυπηρετήσουμε.

Αν κάποιος ακολουθήσει όλα τα παραπάνω πιστά για 21 μέρες και πάνω, η ζωή του, η αποδοχή που θα έχει και η διάθεσή του, θα έχουν αισθητή βελτίωση.

Facebook: Διαχείριση Χρόνου / by Christof